Parkinson, il tempo e il lavoro

Ehi,

buongiorno.

Come va?

Parlo sempre con tanti albergatori e ogni volta riscopro che hanno tutti un problema comune: il tempo.

O meglio, la sua mancanza.

Ormai è un problema così comune che ci scherziamo ogni volta.

“Ci vediamo?” “Sì dai, sono libero dalle 10 alle 11 domenica sera, ti va bene?”

“Ci vediamo?” “Sì, dovrei avere una mezza giornata tra due o tre mesi”

e via così.

Il tempo non basta mai.

In hotel ci sono così tante cose da fare che se avessimo giornate da 36 ore non basterebbero lo stesso.

E’ così anche per te, vero?

Ma è normale?

Si può fare qualcosa o saremo sempre costretti a lavorare strozzati da questo tempo infame che ci sta sempre col fiato sul collo?

LEGGE DI PARKINSON

“il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo a disposizione per completarlo: più tempo si ha e più il lavoro da svolgere sembra importante e impegnativo.”

Questa è formulazione della “legge di Parkinson”, formulata dallo scrittore inglese C. Northcote Parkinson.

In pratica ci dice che quando si hanno delle attività da svolgere e un certo tempo a disposizione utilizzeremo tutto questo tempo, e più tempo abbiamo più ne utilizziamo.

Per questo motivo mi capita di andare in hotel e ogni tanto vedere direttori e albergatori impegnati ad analizzare dati, statistiche e situazioni assolutamente di bassissima importanza.

Ma siccome avevano deciso di farlo e per farlo avevano allocato un certo numero di ore (totalmente esagerato), stavano svolgendo il compito ben oltre le necessità dell’hotel.

E’ un po’ come la legge del front desk, no?

Se fai un front desk con un bancone lungo 2 metri lo staff di front office lo occupa tutto, ti dice che è piccolo e va ingrandito.

Se fai un front desk con un bancone lungo 3 metri lo staff di front office lo occupa tutto, ti dice che è piccolo e va ingrandito.

Se fai un front desk con un bancone lungo 4 metri lo staff di front office lo occupa tutto, ti dice che è piccolo e va ingrandito.

Se fai un front desk con un bancone lungo 5 metri lo staff di front office lo occupa tutto, ti dice che è piccolo e va ingrandito.

Non basta mai.

Con il tuo lavoro tu praticamente fai la stessa cosa.

Ma ci sono delle soluzioni, per fortuna.

O meglio, ci sono dei metodi per aiutarti a gestire il tempo.

E io sono qui per aiutarti

“NON HO TEMPO” O “NON E’ UNA PRIORITA’”?

Viviamo nell’epoca storica in cui abbiamo più tempo a nostra disposizione, in cui il valore del tempo libero ci viene garantito dalle leggi e in cui abbiamo ampia scelta di come impiegarlo.

Di conseguenza il concetto di “non ho tempo” per fare una determinata cosa è un concetto che non sta in piedi.

E’ una bugia che diciamo a noi stessi per sentirci meno responsabili della nostra attività, come se la colpa fosse di qualcun altro.

E’ come se ci dicessimo “non sono io a non volerlo fare, è il tempo che manca”, “io vorrei andare in palestra, ma non ho tempo”, “io vorrei occuparmi di rivedere le strategie di marketing, ma ho troppe cose da fare”.

Come risolvere questo problema?

Cambiando il nostro modo di pensare.

Ogni volta che ci diciamo “non ho tempo” sostituiamo questa frase con “non è una priorità”.

Dopotutto se non hai tempo è perché hai deciso che il tuo tempo hai preferito impiegarlo in altro.

Quindi che quel qualcos’altro era prioritario.

In questo modo modifichiamo il nostro pensiero da passivo, che subisce la dittatura del tempo, ad attivo, che gestisce il proprio tempo

IMPORTANZA E PRIORITA’

A questo punto possiamo iniziare a svolgere delle attività più pratiche per la gestione del tempo.

E la prima è proprio quella di andare a definire le proprie priorità.

E quindi l’importanza delle attività che vogliamo svolgere.

Come fare?

Semplice.

Prima di iniziare a svolgere un’attività assegnale un valore di importanza.

Da 1 a 10.

E definisci un tuo threshold, un livello minimo.

Se una attività non ha almeno un valore di 6 non la svolgi ma la assegni a qualcun altro (o la rimandi a fine stagione insieme a tutte le altre attività sotto al livello 6).

Così eviterai d’impiegare il tuo tempo per attività inutili.

O vuoi davvero investire 3 ore per capire quanto puoi risparmiare cambiando marca di marmellatine al breakfast?

TRADE-OFF

Le potenziali attività da svolgere sono tantissime e non possiamo farlo tutte, no?

Allora iniziamo ad applicare la consapevolezza che svolgere un’attività significa escluderne un’altra.

Facciamoci una bella lista di tutte le cose che vorremmo fare oggi e vediamo cosa realisticamente riusciamo a fare.

Abbiamo dei dubbi?

Facciamo competere due attività: cos’è meglio fare oggi? Gestire le recensioni o rivedere le tariffe della settimana? Fare gli orari dello staff di F&B o analizzare le fatture dei fornitori del ristorante?

E tra le due attività una la svolgiamo oggi e l’altra la rimandiamo (a domani, a dopodomani, a quando vogliamo).

TIMELINE

Questa è facile.

Per ogni attività che vuoi svolgere in una giornata stabilisci anticipatamente a che ora la svolgerai e per quanto tempo.

Così avrai la giornata già programmata con la sua timeline, ma soprattutto saprai quanto tempo hai allocato per ogni attività e avrai la consapevolezza che proseguendo oltre l’orario previsto andrai a “rubare” tempo a qualcos’altro.

CONCLUSIONE

Se ti trovi quasi quotidianamente a dire a te stesso “non ho tempo per fare questo”, “non ho tempo per fare quell’altro” sappi che sei in ottima compagnia.

Ma non per questo devi limitarti ad accettare la cosa e andare avanti così.

Ci sono delle soluzioni.

Prova a iniziare a metterle in pratica e vedrai subito i risultati