Ciao ,
quanto tempo libero hai avuto ieri? Una cifra molto vicina allo zero, vero?
Ecco, sappi che sei in buona compagnia.
Quasi tutti gli albergatori che sento in questo periodo vivono la telefonata con me quasi come un’opportunità per respirare, staccare la mente e rilassarsi un attimo per poi tornare a immergersi tra (alcuni) dipendenti che fanno casini, (molti) bambini che urlano e (tantissimi) clienti rompiscatole alla reception.
In questa stagione il tempo è un super lusso e va ottimizzato al massimo, volevo regalarti un sistema (che insegno a tutti i miei clienti in consulenza) per aiutarti a massimizzare il tuo.
Siccome l’hotel è un’azienda sempre aperta, in cui succedono sempre delle cose, è fondamentale avere tutto sotto controllo, non sei d’accordo?
Quindi è importante parlare con i capiservizio.
Ma spesso la comunicazione CON i capiservizio e TRA capiservizio è un problema, perché anche loro sono super impegnati.
Bisognerebbe organizzare delle riunioni. Ma chi ha il tempo? Nessuno. Allora ci si parla informalmente. Davanti alla macchinetta del caffè. Dietro la reception tra un cliente e l’altro. Mentre si aspetta l’ascensore.
È così anche da te, vero?
Allora il segreto è unire le due cose: riunione + momento informale = coffe meeting.
Cos’è?
Organizza un momento, ogni mattina, in cui riesci ad avere per 15 minuti (non di più) tutti i tuoi capi servizio insieme davanti alla macchinetta del caffè. E lì fai la riunione. Mentre vi preparate e bevete un caffè.
Tanto non dovete dirvi niente di segreto quindi non ci sono problemi anche se passano altri membri dello staff.
Perché sia di soli 15 minuti bisogna organizzarla bene, altrimenti si rischia di perdere tempo.
Ecco come.
Innanzitutto è solo un aggiornamento, tutti insieme, sulla giornata che ci si appresta a fare.
Non è una super riunione in cui si discutono nuovi servizi, proposte da fare ai clienti, assunzioni e licenziamenti.
Per cui si parla SOLO ED ESCLUSIVAMENTE di:
1. numeri del giorno: camere occupate, prezzo medio del giorno, Revpar, quante persone ci saranno al ristorante. Altri numeri importanti del tuo hotel.
2. clienti: VIP, rompiscatole, richieste speciali, celebrazioni (compleanni, anniversari).
3. eventi: dal tour organizzato al meeting, al matrimonio, al grp in arrivo.
4. note rapide: ogni caporeparto dice cosa succede oggi nel suo reparto, su cosa si deve coordinare con gli altri capiservizio, eventuali difficoltà del giorno (persona in meno, problematiche tecniche, etc.).
5. domande: albergatore/manager: “ci sono cose che dovete approfondire con me? Problematiche particolari da segnalarmi?” se qualcuno dice di sì, allora si decide quando vedersi e approfondire.
6. fine del meeting.
In 15 minuti (che probabilmente ognuno di loro avrebbe comunque investito per prendere un caffè) hai informato tutti e fatto in modo che tutti partissero alla grande.
Cosa ne pensi? Utile? Si può mettere in pratica nel tuo hotel?
Per mia esperienza nel nostro ruolo come albergatori ci sono tante attività su cui possiamo limare un po’ di tempo, guadagnare qualche minuto, che però a fine giornata ci lascia un po’ di respiro.
Però spesso abbiamo difficoltà a vedere questi potenziali risparmi, perché abbiamo bisogno di un punto di vista esterno. Come il meeting da 15 minuti di cui ti ho appena parlato.
E allora se vuoi ci possiamo fare una chiacchierata su questo e altri modi in cui puoi ritagliare un po’ di tempo in più per te stesso e per la tua famiglia. Se ti interessa puoi prenotarti una mezz’oretta di videochiacchierata con me.
A presto
Eugenio
