“Chi sbaglia a pianificare pianifica di sbagliare
”
Eugenio Pandolfi
Ciao e bentornato.
Siamo arrivati a fine anno.
A proposito, Buon Natale!
Passato veloce, eh?
Sembra ieri che stavamo programmando la stagione, che abbiamo aperto le porte ai primi ospiti, che abbiamo avuto le difficoltà a trovare personale…
e adesso eccoci qua.
Agli ultimi giorni di questo 2023.
Ovviamente, quando finisce un anno, entriamo in fase “pianificazione anno successivo”.
Come sempre ci sono tante attività da fare.
Quindi volevo darti una mano abbastanza pratica e farti vedere 5 calendari che faccio insieme ai miei clienti e che li aiutano molto nel loro lavoro.
Una pianificazione fatta bene li aiuta a migliorare occupazione, ricavi e offrire esperienze indimenticabili ai loro ospiti.
Sono 5 calendari.
Perché a me piace programmare in anticipo le mie attività.
Iniziamo.
Experience Calendar
Quando viaggiamo ormai non vogliamo più solo rilassarci e mangiare bene, ma ricerchiamo attività, emozioni, esperienze.
Ognuno in base alle sue preferenze e passioni.
Ma comunque non ci basta più solo il lettino in spiaggia o la passeggiata in montagna o la visita al monumento, ma cerchiamo qualcosa che sia degno di essere ricordato e portato a casa nel nostro bagaglio di esperienze.
Quindi quello che ti consiglio di fare è creare un calendario di eventi e esperienze locali che i tuoi ospiti possono utilizzare per programmare le loro vacanze.
Inserisci tutti i festival, le fiere, i concerti, gli eventi sportivi data per data.
Magari puoi aggiungere qualche informazione sull’evento, il link al sito dell’organizzazione, orari, etc.
A cosa serve?
I vantaggi sono diversi:
– SEO: se pubblichi questo calendario come pagina sul tuo sito con una buona descrizione puoi posizionarti molto bene soprattutto con tutti quelli che cercano “eventi [tua località]” o “cosa fare a [località]”. In più ti posizionerai anche per tutti quelli che cercano un alloggio in occasione di questi eventi;
– Valore per gli ospiti: se invii questo calendario ai tuoi ospiti passati (o anche se lo rendi scaricabile dal tuo sito o tramite i tuoi social network) fornisci grande valore a chi lo riceve mettendoti già in una posizione di vantaggio rispetto ai tuoi competitor;
– Marketing: puoi usare questo calendario per fare marketing. Puoi fare delle campagne sui social media promuovendo il download (e ottenendo dei contatti qualificati in cambio), puoi promuoverti in fiere e workshop, puoi usarlo come attrattiva verso la tua località e la tua struttura in gruppi facebook;
– Revenue: puoi creare dei pacchetti e delle offerte dedicate nei periodi in cui ci sono eventi per cercare di attrarre verso la tua struttura il maggior numero possibile di ospiti interessati. Inserendo queste promozioni direttamente nel calendario inoltre mostrerai a tutti quelli che lo leggono che hanno anche convenienza a soggiornare nella tua struttura;
– Sales: gli ospiti passati che, informati su questi eventi, potrebbero non essere stati a conoscenza di una certa attività e potrebbero quindi decidere di soggiornare in quel periodo proprio grazie al tuo calendario che, di conseguenza, ha aumentato la domanda e le vendite.
Event Calendar
Oltre a creare un calendario degli eventi per i tuoi ospiti, visto che ci sei, crealo anche per la tua struttura, no?
A cosa ti serve?
A capire quali risultati aspettarti per ogni evento che accade in zona.
Quanto influisce la sagra dello gnocco fritto sul tuo revpar?
La fiera del sanitario di lusso incrementa il tuo prezzo medio?
Il concerto del trapper comecavolosechiama ha migliorato l’occupazione?
Dobbiamo analizzarlo per prevederlo il prossimo anno.
Come si fa?
Molto velocemente.
Devi confrontare le date in cui c’è stato l’evento con gli stessi giorni della settimana sia per la settimana precedente che la settimana successiva.
Fai la media e sai quanto impatta l’evento.
Poi questa differenza la porti all’anno prossimo nelle date degli eventi.
Così saprai quanto valgono per te questi eventi e saprai anche se sono in aumento o in diminuzione.
Tanti albergatori si focalizzano tanto su determinati eventi che poi sono deludenti.
Se avessero guardato i numeri e avessero creato questo calendario avrebbero visto prima che quell’evento era in calo.
E avrebbero agito per tempo.
Calendario delle stagioni
Sì lo so che sai benissimo quando è alta stagione e quando è bassa.
Ma il problema è proprio questo.
Che tu, come tutti, ti basi sulla tua percezione di stagione.
E sulla storia.
Quella data è sempre stata di alta e quindi sarà di alta anche quest’anno, no?
Beh, non necessariamente.
E’ proprio questo il punto.
Le stagioni cambiano, si modificano.
E se non analizzi il calendario rischi di non accorgerti di questi cambiamenti.
Due esempi:
1. a Roma un po’ di anni fa estate era bassa stagione, ora è medio-alta;
2. già l’anno scorso le alte temperature estive hanno spaventato molti turisti stranieri, e con il riscaldamento globale il rischio è quello di trovarci con un agosto che non è più alta stagione
Come fare ad analizzare il calendario delle stagioni?
Prendi giorno per giorno revpar, prezzo medio e occupazione del tuo hotel.
Adesso individua il 20% dei giorni con revpar più alto. Quella è l’alta stagione.
Il successivo 20% è la medio-alta.
Poi la media, la medio-bassa e la bassa.
Trasponi sul calendario del prossimo anno tenendo conto del giorno della settimana e degli eventi e il gioco è fatto.
Calendario dello staff
Con le problematiche della ricerca, selezione e formazione del personale degli ultimi anni questo è diventato uno strumento preziosissimo.
Alcuni miei clienti albergatori mi hanno chiamato apposta per ringraziarmi di averglielo fatto conoscere.
Cos’è?
E’ un calendario in cui definisci le scadenze di tutto quello che è relativo al tuo team.
Io consiglio di partire dalla data in cui tutta la tua squadra deve essere al 100% operativa, in base al tuo hotel e alla stagionalità che ti aspetti (vedi *calendario delle stagioni*).
Da qui vai all’indietro.
Quando deve iniziare e quanto deve durare il periodo di affiancamento dei nuovi arrivati?
Quando deve iniziare e quanto deve durare il periodo di formazione?
Quando devo avere selezionato i candidati?
Quando devo iniziare i colloqui?
Quando devo iniziare la ricerca?
Così puoi programmare tutte le tue attività per tempo
Se vedi che settimana prossima dovrai iniziare la ricerca di personale ti organizzerai di conseguenza: quali siti usare, scrivere l’annuncio, contattare scuole alberghiere, etc.
Spesso è per la mancanza di un calendario del genere che ci troviamo tutti in affanno a cercare staff all’ultimo minuto.
Calendario di marketing
L’ultimo calendario che ti suggerisco di creare è il calendario di marketing.
Tu vuoi fare più soldi.
Per fare più soldi devi vendere più camere o a prezzi più alti.
O, ancora meglio, entrambi.
Per vendere così deve incrementare il mercato.
Per incrementare il mercato devi fare marketing.
Queste attività di marketing avranno delle tempistiche, in funzione del tipo di marketing, del canale, dell’investimento, del cliente target.
Se ad esempio vuoi intercettare clienti americani non vai a fare campagne last minute, no?
Non hanno il tempo di prenotare il volo e di organizzarsi.
Ma farai campagne a 6-9 mesi dalla potenziale data di arrivo.
O comunque in funzione della loro booking window.
Quindi per evitare di dimenticarmi vado a crearmi un calendario di marketing.
In questo calendario inserisco tutte le date in cui devo svolgere delle importanti attività promozionali o che mi servono per le promozioni.
Quindi sia la data di lancio vero e proprio di una pubblicità, che, ad esempio, le date per fare uno shooting fotografico.
In questo modo evito di perdermi delle opportunità di guadagno.
Conclusione
Per fare bene il nostro lavoro è fondamentale essere organizzati.
Uno dei modi migliori per esserlo è quello di crearsi dei calendari che ci aiutino a definire e soprattutto ricordarci date importanti per il nostro hotel e i nostri ospiti.
In questa mia newsletter ti ho scritto quelli che io creo per i miei clienti.
E spero possano essere utili anche a te.
